Genehmigungsmanagement und Koordination mit dem Messegelände: der Schlüssel für eine Montage ohne Verzögerungen

Was die Koordination einer Montage mit dem Messegelände umfasst

Ein Messestand kann korrekt geplant und gefertigt sein und dennoch bei der Ankunft in der Halle auf Schwierigkeiten stoßen, wenn eine Genehmigung fehlt, ein Zugang nicht bestätigt wurde oder eine technische Leistung nicht bestellt ist.

Das Genehmigungsmanagement und die Koordination mit dem Messegelände für den Messestandaufbau verbinden Dokumentation, Logistik, Sicherheit und Ausführung, bevor die eigentlichen Arbeiten beginnen.

Koordination des Messestandaufbaus: Prozess zur Abstimmung von technischen Anforderungen, Genehmigungen, Personal, Fahrzeugen, Dienstleistungen, Zeitplänen und Verantwortlichkeiten für die Umsetzung einer Ausstellungsfläche.

Ziel ist nicht, sicherzustellen, dass niemals unvorhergesehene Probleme auftreten. Vielmehr sollen vorhersehbare Störungen reduziert und klare Verantwortlichkeiten und Abläufe für Abweichungen definiert werden.

Ein sinnvolles operatives Modell basiert auf fünf Variablen: Anforderung, Verantwortlicher, Dokumentation, Frist und Status.

Dieses Schema kann für eine statische Genehmigung, einen Stromanschluss, eine Akkreditierung, eine Fahrzeugzufahrt oder eine Verlängerung der Montagezeiten verwendet werden.

Dokumentation und Genehmigungen: vor der Produktion klären

Technische Montageakte: geordnete Zusammenstellung von Plänen, Zertifikaten, Genehmigungen und Dokumenten, die für die technische Begründung und Umsetzung des Messestands erforderlich sind.

Der Inhalt hängt vom Messegelände, von der Veranstaltung und von der Komplexität des Projekts ab. Nicht jeder Messestand benötigt dieselben Unterlagen oder Genehmigungsverfahren.

• Pläne: Grundriss, Ansichten, Schnitte und technische Details.
• Konstruktionen: Berechnungen oder technische Projekte, sofern erforderlich.
• Materialien: erforderliche technische Zertifikate.
• Elektrik: technische Dokumentation, Projektunterlagen oder erforderliche Abnahmeverfahren.
• Arbeitsschutz: Gefährdungsbeurteilungen und arbeitsbezogene Dokumentation.
• Versicherungen: Policen oder Bescheinigungen, sofern verlangt.
• Sondergenehmigungen: Rigging, komplexe Konstruktionen, Maschinen oder andere Installationen.

Fira Barcelona sieht für bestimmte komplexe Konstruktionen zusätzliche Unterlagen vor. Die Vorschriften legen fest, in welchen Fällen eine qualifizierte Fachkraft für Planung, Berechnung oder den Nachweis der Standsicherheit eingebunden werden muss.

Die Dokumentation sollte nicht erst nach der Fertigung erstellt werden. Benötigt eine Lösung eine vorherige Genehmigung, muss diese in den technischen Projektzeitplan aufgenommen werden.

Administrative Frist: letztmöglicher Zeitpunkt, um eine Anforderung vor der Veranstaltung einzureichen, zu beauftragen oder zu bestätigen.

Diese Termine sollten als Projektmeilensteine behandelt werden. Werden sie überschritten, können Optionen eingeschränkt, Zusatzkosten verursacht oder Installationen noch nicht freigegeben sein.

Mit einem einfachen System lässt sich jede Anforderung anhand von fünf Feldern steuern: Was wird benötigt, wer ist verantwortlich, was muss eingereicht werden, wann endet die Frist und wie ist der aktuelle Status?

Akkreditierungen, Arbeitsschutz und Teamkoordination

Die Koordination betrifft auch die Personen, die den Aufbau ausführen. Designer, Monteure, Elektriker, Beschriftungsteams, AV-Techniker und Transportunternehmen können gleichzeitig auf derselben Standfläche arbeiten.

Montageakkreditierung: Zugangsberechtigung für das Messegelände während der Auf- oder Abbauphasen gemäß den Verfahren der jeweiligen Veranstaltung.

Fira Barcelona verlangt die Identifikation des Personals, das an Auf- und Abbau beteiligt ist, und regelt Verpflichtungen im Bereich des Arbeitsschutzes.

Die Koordination sollte folgende Punkte prüfen:

• Für jeden Arbeitstag eingeplantes Personal.
• Erforderliche Akkreditierungen.
• Unternehmen, die gleichzeitig tätig sind.
• Mit jeder Tätigkeit verbundene Risiken.
• Erforderliche persönliche Schutzausrüstung.
• Verantwortliche für die Aufsicht.

Es ist nicht immer effizient, wenn alle Gewerke gleichzeitig arbeiten. Die Reihenfolge sollte verhindern, dass eine Tätigkeit eine andere blockiert oder unnötige Risiken verursacht.

Die Koordination zwischen Unternehmen ist besonders wichtig, wenn mehrere Firmen am selben Messestand oder innerhalb desselben Hallenbereichs tätig sind.

Der Project Manager sollte wissen, wer welche Aufgabe ausführt und welche Arbeiten davon abhängen, dass eine andere Tätigkeit zuvor abgeschlossen wurde.

Zufahrten, Transport und Warenanlieferung

Mit dem Transport des Messestands in die Veranstaltungsstadt ist die Logistik noch nicht abgeschlossen. Die letzte Phase umfasst Check-in, Zufahrt zum Messegelände, Entladung, Handling, Lagerung von Verpackungsmaterial und dessen spätere Abholung.

Logistikfenster: verfügbarer oder zugewiesener Zeitraum für Zufahrt, Be- oder Entladung sowie Abholung unter den Bedingungen der jeweiligen Veranstaltung.

Fira Barcelona legt Zufahrten und Bedingungen für jede Veranstaltung separat fest. Operative Pläne können Tore, Wartezonen und spezielle Fahrwege für Fahrzeuge und Waren definieren.

Messe Frankfurt zeigt, warum diese Verfahren nicht universell sind. Aktuell ist eine vorherige Online-Registrierung für Fahrzeuge erforderlich, die während der Auf- und Abbauphasen zufahren.

Nach der Registrierung durchlaufen die Fahrzeuge ein Check-in-System. Die Zufahrt zu den Ladezonen hängt von der Verfügbarkeit ab und erfordert die vom System des Messegeländes ausgestellte Freigabe.

Vor dem Versand des Materials sollte Folgendes geprüft werden:

• Fahrzeug: Registrierung, Kennzeichen und Vorbedingungen.
• Zufahrt: Tor, Check-in und freigegebene Route.
• Zeitfenster: verfügbarer Zeitraum für Zufahrt und Entladung.
• Entladung: Gabelstapler, Hebebühnen oder andere erforderliche Hilfsmittel.
• Verpackungen: Abholung und Lagerung während der Messe.
• Abbau: Verfahren für erneute Zufahrt und Verladung nach Veranstaltungsende.

Auch die Beladereihenfolge des Transports sollte auf die Montagesequenz abgestimmt sein. Komponenten, die zuerst benötigt werden, sollten beim Öffnen des Fahrzeugs zugänglich bleiben.

Zeitpläne, offizielle Dienstleistungen und Verantwortlichkeiten

Der Aufbau erfolgt innerhalb eines vom Veranstalter definierten Zeitfensters. Entscheidend ist weniger die Anzahl der verfügbaren Tage als die tatsächliche Reihenfolge der Arbeiten, die darin ausgeführt werden können.

Fira Barcelona legt für jede Veranstaltung spezifische Zeiträume und Uhrzeiten fest und sieht Verfahren für bestimmte Verlängerungen oder Anforderungen außerhalb des regulären Zeitplans vor.

Eine typische Planung kann folgender Reihenfolge folgen:

• Annahme: Zufahrt, Entladung und Prüfung der Standfläche.
• Konstruktion: Boden, Strukturen, Wände und Hauptelemente.
• Installationen: Elektrik, Beleuchtung und audiovisuelle Technik.
• Finish: Lackierung, Grafiken, Beschriftung und Mobiliar.
• Produkt: Anlieferung und Platzierung von Mustern oder Maschinen.
• Übergabe: Tests, Reinigung und Abschlusskontrolle.

Bestimmte Dienstleistungen können vom Messegelände oder von autorisierten Anbietern abhängen. Strom, Wasser, Rigging, Internet, Logistik oder Abfallmanagement gehören häufig zu diesen Bereichen.

Der Messestandbauer sollte nicht automatisch davon ausgehen, jede Leistung selbst ausführen zu dürfen. Zunächst muss geklärt werden, wer dazu autorisiert ist und welches Verfahren gilt.

Verantwortungsmatrix: Übersicht, die jeder Anforderung des Messestands einen Verantwortlichen, Dienstleister, eine Frist und einen Status zuweist.

Diese Matrix verhindert eines der häufigsten Probleme: dass Agentur, Hersteller und Messegelände jeweils davon ausgehen, eine andere Partei kümmere sich um dieselbe Anforderung.

Ein Bildschirm kann beispielsweise Bestandteil des Designs sein, während Rigging-Struktur, elektrische Leistung oder Datenanschluss von unterschiedlichen Anbietern bereitgestellt werden.

Überwachung der Montage und Änderungsmanagement

Dokumentation und Genehmigungen bereiten den Aufbau vor, doch die Überwachung prüft, ob die tatsächlichen Bedingungen mit der Planung übereinstimmen.

Die erste Prüfung sollte bei der Übernahme der Standfläche erfolgen. Abmessungen, Säulen, Versorgungsanschlüsse, Hindernisse und relevante Abweichungen von den verwendeten Plänen müssen kontrolliert werden.

Während der Ausführung sollten drei Phasen überwacht werden:

• Annahme: bestätigen, dass Standfläche und Materialien einen Arbeitsbeginn ermöglichen.
• Ausführung: Reihenfolge, Installationen, Sicherheit und Fortschritt kontrollieren.
• Übergabe: Funktion, Finish, Sauberkeit und Übereinstimmung mit dem Projekt prüfen.

Eine Abweichung sollte nicht durch eine improvisierte Änderung behoben werden, wenn dadurch Konstruktion, Elektrik, Rigging, Sicherheit oder bereits genehmigte Unterlagen betroffen sind.

Die Änderung sollte dokumentieren, was geändert wird, warum, welche Komponenten betroffen sind, wer sie freigibt und ob das Messegelände erneut konsultiert werden muss.

Diese Kontrolle schafft Rückverfolgbarkeit und verhindert, dass Werkstatt, Montageteam und Agentur mit unterschiedlichen Versionen arbeiten.

Tritt ein Problem auf, sollte außerdem ein Eskalationsprozess definiert sein. Das Team muss wissen, was es direkt lösen kann und wofür eine Freigabe durch Project Management, Agentur oder Messegelände erforderlich ist.

Koordination an einen technischen B2B-Partner delegieren

Eine Agentur kann jede Schnittstelle intern steuern oder einen Teil des Prozesses an einen spezialisierten Partner delegieren. Die zweite Option bedeutet nicht, die strategische Projektführung aus der Hand zu geben.

Ein technischer B2B-Partner kann als operative Verlängerung der Agentur agieren, Produktion und Montage koordinieren und gleichzeitig die Kundenbeziehung bei der Agentur belassen.

Der Leistungsumfang kann technische Dokumentation, Fertigung, Logistikplanung, Zugangkoordination, Services, Überwachung und Demontage umfassen.

Der Partner kann Anträge vorbereiten und die Kommunikation übernehmen, doch die Genehmigungen bleiben abhängig vom Veranstalter, Messegelände oder der jeweils zuständigen Behörde.

Diese Unterscheidung macht den Prozess belastbarer: eine Genehmigung zu managen bedeutet nicht, sie selbst zu erteilen.

Full-Expo bietet aktuell ein ausschließlich auf Agenturen und Branchenprofis ausgerichtetes B2B-Modell mit Fertigung und Montage von Messeständen in Europa sowie umfassendem Project Management.

Das Unternehmen verfügt über 2.000 m² Produktions- und Lagerfläche rund 250 Meter von Fira Barcelona entfernt, mit eigenen Bereichen für Schreinerei, Montage, Lackierung und Logistik.

Full-Expo beschreibt außerdem ein Project-Management-Modell mit einem zentralen Ansprechpartner für die Koordination von Produktion, Logistik und Montage.

Für eine Agentur kann die Zentralisierung dieser Schnittstellen die Anzahl der direkt zu koordinierenden technischen Ansprechpartner reduzieren und die Rückverfolgbarkeit des Projekts verbessern.

Der gesamte Ablauf führt damit zurück zum ursprünglichen Rahmen: Anforderungen identifizieren, Verantwortlichkeiten zuweisen, Dokumentation vorbereiten, Fristen kontrollieren und die Ausführung überwachen.

Beginnt diese Koordination bereits vor der Fertigung, sind Genehmigungen, Zufahrten und Dienstleistungen keine isolierten Aufgaben mehr, sondern Bestandteil des technischen Projektzeitplans des Messestands.

Häufig gestellte Fragen zu Montagekoordination und Genehmigungen (FAQs)